Individuare, perseguire e realizzare obiettivi: questa semplice sequenza di azioni è alla base di tutte le nostre attività pratiche, sia nella sfera lavorativa che in quella personale.
Completare un progetto, aumentare le vendite, conseguire un titolo di studio sono alcuni esempi di obiettivi di grande respiro che può capitarci di dover portare a termine.
Ed anche nel piccolo la realizzazione di tutti i punti della to-do list quotidiana può essere considerato un obiettivo, o addirittura (esagerando) può ritenersi tale ogni singolo punto della lista.
Gli obiettivi in ambito business
In ambito business il controllo per obiettivi è probabilmente la metodologia migliore per monitorare i progressi di un singolo lavoratore, di un reparto o dell’intera azienda.
E’ relativamente inutile, ad esempio, focalizzare il controllo del personale sul numero di ore lavorate.
Infatti, a meno che il lavoro di un dipendente non sia estremamente ripetitivo, la sua produttività non sarà legata alla quantità di tempo dedicata al lavoro, quanto alla sua qualità (la capacità cioè di raggiungere degli obiettivi ben definiti nei tempi previsti).
Questo focus sugli obiettivi è ancor più importante per monitorare i livelli di produttività in caso di ricorso allo smart working, dove inevitabilmente si perde – almeno in parte – il controllo sul tempo dedicato al lavoro da parte del dipendente.
E’ molto più sensato (e facile) definire con il lavoratore degli obiettivi da raggiungere, anche nel breve periodo, e controllare lo stato di avanzamento e il conseguimento di tali obiettivi.
Come definire gli obiettivi
La fase di definizione degli obiettivi (detta goal setting in inglese) riveste una particolare importanza: un obiettivo enunciato in modo impreciso o ambiguo sarà realizzato in modo altrettanto impreciso e ambiguo.
Anche nella sfera privata, porci degli obiettivi di miglioramento (i classici buoni propositi di inizio anno) può essere controproducente se non connotiamo correttamente i traguardi che vogliamo raggiungere.
Come definire, quindi, i nostri obiettivi personali e di lavoro, quelli dei nostri collaboratori o della nostra azienda? In questo articolo faremo ricorso a una tecnica comunemente utilizzate a questo scopo: il metodo SMART. Tale tecnica è sostanzialmente un “promemoria” che ci ricorda quali caratteristiche devono avere gli obiettivi e a quali “domande” deve rispondere un obiettivo ben definito.
Il metodo SMART
Il metodo SMART è stato proposto per la prima volta da George T. Doran in un articolo del 1981 della rivista Management Review; da allora ha subito diverse rivisitazioni che ne hanno ampliato il significato.
Esso stabilisce che un obiettivo, per potersi considerare correttamente e precisamente definito, deve essere:
- Specifico
- Misurabile
- Assegnabile
- Realistico (ma anche Rilevante)
- Temporizzato.
Dalle iniziali delle diverse caratteristiche deriva la sigla SMART. Vediamo nel dettaglio ciascuna di esse.
S come Specifico
Un obiettivo, per essere efficace, dev’essere specifico, ovvero definito in modo preciso e non generico; chi deve impegnarsi per eseguirlo deve poter capire dalla sua definizione, in modo sufficientemente chiaro, qual è il traguardo che deve raggiungere.
Da questo punto di vista, un obiettivo come “migliorare la produttività del settore amministrativo” è troppo generico; sarebbe più corretto ad esempio porre goal più specifici come “preparare le fatture attive entro 2 giorni lavorativi da ciascuna consegna”, oppure “inviare i solleciti di pagamento entro il 10 di ogni mese”.
M come Misurabile
Gli obiettivi devono essere misurabili; dev’essere cioè possibile definire un metodo oggettivo per verificarne il raggiungimento e, se possibile, misurarne lo stato di avanzamento.
Prendiamo ad esempio l’obiettivo “migliorare il fatturato del prodotto X”. Pur essendo “specifico” (non si parla genericamente del fatturato, ma di quello del prodotto X) non è misurabile perché non è definito in modo quantitativo. Molto meglio: “migliorare il fatturato del prodotto X del 20%“; abbiamo un numero che ci dice esattamente dove dobbiamo arrivare, ed è facile misurare “a che punto siamo” nella strada verso il traguardo.
La misurabilità può essere anche implicita. Nell’esempio del paragrafo precedente (“preparare le fatture attive entro 2 giorni lavorativi da ciascuna consegna”) è ovvio che sarà necessario predisporre una lista quotidiana delle consegne effettuate per realizzare l’obiettivo. Tale lista, opportunamente “spuntata” man mano che vengono inviate le fatture relative alle consegne, consentirà anche di misurare avanzamento e raggiungimento dell’obiettivo.
A come Assegnabile
E’ relativamente inutile identificare un obiettivo se non si stabilisce con esattezza chi deve perseguirlo. L’enunciato infatti deve chiarire a quale persona (possibilmente una sola!) è assegnata la responsabilità del raggiungimento del traguardo fissato.
Tornando all’esempio amministrativo, si potrebbe completare l’obiettivo scrivendo “la Sig.ra Bianchi ha il compito di preparare le fatture attive entro 2 giorni lavorativi da ciascuna consegna”: in questo modo sarebbe chiaro senza ambiguità qual è la persona demandata alla realizzazione del goal.
R come Realistico (e Rilevante)
Nel modello originale di Doran la lettera R sta per realistico: in pratica, è richiesto che l’obiettivo fissi traguardi oggettivamente raggiungibili per chi ne è responsabile. E’ controproducente, infatti, fissare obiettivi impossibili: si ottiene soltanto l’effetto di provocare ansia e scoramento nel personale che è deputato al suo raggiungimento.
E’ altrettanto importante però evitare l’estremo opposto: un obiettivo dev’essere comunque rilevante, ovvero costituire una sfida e uno stimolo per chi deve conseguirlo. La rilevanza, oltre che per il singolo, dev’essere presente anche con riferimento al contesto in cui lavora (il reparto e l’azienda nel complesso), in modo da evitare conflitti o porre obiettivi inutili per l’azienda.
T come Temporizzato
Sicuramente molti di voi si saranno chiesti, leggendo l’obiettivo di incremento del 20% del fatturato per il prodotto X: “Sì, ma entro quando?”. In effetti, la definizione delle tempistiche è una delle caratteristiche più importanti di qualunque obiettivo, non solo aziendale.
E’ assolutamente fondamentale definire un termine (scadenza) entro cui l’obiettivo va raggiunto. Inoltre, se l’obiettivo è di ampio respiro, può essere utile definire delle scadenze e dei sotto-obiettivi intermedi (milestones) per monitorare lo stato di avanzamento del lavoro.
Un semplice strumento SMART
La tecnica illustrata è semplice e collaudata. Può essere un valido aiuto per definire i propri obiettivi e quelli dei propri collaboratori, sia in ambito business che in ambito personale.
Per aiutarvi ad applicarla ho preparato un modulo PDF che potete compilare ogni volta che dovete definire un obiettivo di una certa importanza; esso comprende una checklist che vi ricorda i diversi punti del metodo SMART.
Ora siete pronti per il goal setting 😎
Non mancate di segnalarmi i vostri dubbi o le vostre osservazioni attraverso i commenti, sarò lieto di rispondervi!
